Was macht eine Messehostess?
Eine Messehostess ist Standpersonal, das auf Messen und Kongressen die Besucher eines Ausstellers empfängt und an die richtigen Ansprechpartner weiterleitet. Sie beantwortet erste Fragen und hält dem Vertriebsteam den Rücken frei, damit es sich auf die Kundengespräche konzentrieren kann. Aussteller buchen sie meist über eine Hostessenagentur für die Dauer der Messe.
Aufgaben
Die Aufgaben am Stand
Was genau sie tut, legt der Aussteller im Briefing fest. Am häufigsten sind diese Aufgaben:
- Empfang: Besucher ansprechen, begrüßen und nach dem Anliegen fragen.
- Weiterleiten: Interessenten an die passende Fachperson am Stand übergeben.
- Kontakte erfassen: Name, Unternehmen und Interesse aufnehmen, damit der Vertrieb nach der Messe nachfassen kann.
- Erste Auskunft: einfache Fragen zu Unternehmen und Produkten beantworten und Unterlagen ausgeben.
- Bewirtung: Getränke und Snacks im Besprechungsbereich anbieten.
- Kongress: Akkreditierung, Namensschilder, Saalbetreuung und Gästeführung.
Messetag
So sieht ein typischer Messetag aus
- Vor Messebeginn kommt sie zum Stand, stimmt sich kurz mit dem Team ab und bereitet Unterlagen und Getränke vor.
- Nach der Öffnung empfängt sie die ersten Besucher, übergibt Termine an die Fachleute und erfasst Kontakte.
- In den Stoßzeiten kümmert sie sich um Wartende, damit niemand ungesehen am Stand vorbeigeht.
- Bei langen Messetagen wird in Schichten gearbeitet, so bleibt der Empfang auch in den Pausen besetzt.
- Nach Messeschluss räumt sie mit auf, übergibt die erfassten Kontakte und klärt offene Punkte für den nächsten Tag.
Abgrenzung
Messehostess, Promoter, Servicekraft: der Unterschied
| Rolle | Schwerpunkt | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| Messehostess | Besucher empfangen und an Fachleute weiterleiten | Messestand und Kongress |
| Messehost | dieselben Aufgaben, männliches Personal | gemischte Standteams |
| Promoter | Menschen aktiv ansprechen und Produkte erklären oder verteilen | Sampling, Verkostung, Aktionen am Stand oder im Handel |
| Servicekraft | Bewirtung und Garderobe | Besprechungsbereich, Standparty |
| Moderator | Präsentation und Bühnenprogramm | Vorträge und Produktvorstellungen am Stand |
Profil
Was eine gute Hostess mitbringt
- Ein freundliches, sicheres Auftreten, auch wenn am Stand viel los ist
- Schnelle Auffassung, damit sie nach dem Briefing Produkte und Ansprechpartner kennt
- Ein gepflegtes Erscheinungsbild, das zum Auftritt des Ausstellers passt
- Messeerfahrung, am besten in der Branche des Ausstellers
- Je nach Publikum Englisch oder weitere Sprachen
Briefing
Checkliste für das Briefing
- Ein Kurzprofil Ihres Unternehmens und die wichtigsten Produkte
- Das Ziel Ihres Messeauftritts, etwa Neukunden gewinnen oder eine Produktneuheit vorstellen
- Wer am Stand wofür zuständig ist, mit Namen und Foto
- Die häufigsten Besucherfragen und die passenden Antworten
- Wie Kontakte erfasst werden und was danach mit ihnen passiert
- Einsatzzeiten, Pausen, Kleidung und Treffpunkt
Kosten
Was kostet eine Messehostess?
Die Kosten hängen von Profil, Einsatzdauer, Anzahl, Messeort und Sprachanforderungen ab. Einen seriösen Preis kann eine Agentur erst nennen, wenn diese Eckdaten feststehen. Welche Faktoren im Einzelnen zählen, steht auf der Seite Messehostess buchen.
Häufige Fragen
Was ist eine Messehostess?
Eine Messehostess ist Standpersonal, das auf Messen und Kongressen die Besucher eines Ausstellers empfängt und an die richtigen Ansprechpartner weiterleitet.
Was ist der Unterschied zwischen Messehostess und Promoter?
Die Messehostess empfängt und betreut Besucher am Stand. Ein Promoter spricht Menschen aktiv an und erklärt oder verteilt Produkte, zum Beispiel beim Sampling oder bei Verkostungen.
Wie lange arbeitet eine Messehostess am Tag?
Das richtet sich nach den Öffnungszeiten der Messe. Bei langen Messetagen wird in Schichten gearbeitet, damit der Stand durchgehend besetzt ist.
Wo bucht man eine Messehostess?
Über eine Hostessenagentur. Blank&Biehl ist eine Hostess- und Promotion-Agentur aus Hamburg und vermittelt seit 2005 Messehostessen bundesweit, aus einem Pool von über 56.000 Hostessen und Promotern.
Sie planen einen Messeauftritt?
Wir stellen Ihr Standteam zusammen und briefen es auf Ihr Unternehmen.